מעבר משירות הגנת מייל של צד שלישי ל-Microsoft Defender for Office 365
פורסם ב-25 באפריל 2025
האם אתם משתמשים כיום בשירות צד שלישי, כמו Pineapp, להגנה על המייל ב-Microsoft 365? אם כן, ייתכן שזה הזמן הנכון לשקול מעבר ל-Microsoft Defender for Office 365.
לאחרונה עבדתי עם לקוח שהתקשה לנהל את אבטחת המייל שלו ב-Pineapp. עם התקרבות חידוש הרישיונות, החלטנו לעבור במלואו ל-Microsoft Defender for Office 365. המעבר פישט את התפעול שלהם, הוזיל עלויות והעניק הגנה מתקדמת ומשולבת. הפוסט הזה מתאר את התהליך שעברנו ואיך אפשר ללכת בדרך דומה.
הבעיה: המורכבות והעלות של מערכות צד שלישי
Section titled “הבעיה: המורכבות והעלות של מערכות צד שלישי”ארגונים רבים נשענים על שירותי צד שלישי לאבטחת מייל. השירותים האלה לרוב עובדים טוב, אבל הם מביאים איתם אתגרים כמו:
- מורכבות: ניהול של שתי פלטפורמות (Microsoft 365 ומערכת צד שלישי) מוסיף עומס תפעולי.
- עלות: תשלום גם על Microsoft 365 וגם על שירות נוסף יכול להגדיל את ההוצאות במהירות.
- חוסר עקביות: שיטות הגנה וחוויות משתמש שונות עלולות ליצור חוסר יעילות ופערים.
זה בדיוק המצב שבו היה הלקוח שלי עם Pineapp. צוות ה-IT שלו התקשה לנהל כמה מערכות, והעלויות של שירות הצד השלישי הפכו ללא בנות קיימא.
כשהתקרב מועד חידוש הרישיונות, היינו כבר באמצע הטמעה של Microsoft Defender for Endpoint. מתוך הכרה ביעילות של הכלים של Microsoft, החלטנו להרחיב את השילוב הזה ולאמץ את Defender for Office 365 להגנה על המייל.
הפתרון: Microsoft Defender for Office 365
Section titled “הפתרון: Microsoft Defender for Office 365”Microsoft Defender for Office 365 מציע חלופה מאוחדת, חסכונית ומאובטחת מאוד למערכות צד שלישי. בעזרת המעבר, ארגונים יכולים:
- לפשט את הניהול: לרכז את אבטחת המייל בתוך Microsoft 365.
- להפחית עלויות: להיפטר מהתשלום לשירות צד שלישי באמצעות יכולות Defender for Office 365 הכלולות בתוכניות Microsoft 365 רבות.
- לשפר את האבטחה: ליהנות מהגנה מתקדמת מפני איומים של Microsoft, מעל מערכת בשלה ומשולבת.
הפתרון הזה ענה על כל הבעיות של הלקוח שלי, ומיד התחלנו לתכנן את המעבר.
תהליך המעבר
Section titled “תהליך המעבר”המעבר ל-Defender for Office 365 הוא תהליך רב-שלבי שדורש תכנון קפדני. פעלנו לפי גישה בת שלושה שלבים שמומלצת על ידי Microsoft.
שלב 1: הכנה (Prepare)
Section titled “שלב 1: הכנה (Prepare)”שלב ההכנה עוסק בהנחת היסודות למעבר חלק. כך עבדנו:
1. מיפוי ההגדרות הקיימות
Section titled “1. מיפוי ההגדרות הקיימות”תיעדנו את ההגדרות הקיימות ב-Pineapp, כמו כללים, חריגים והתאמות אישיות. זה היה קריטי, כי אחרי סיום השירות כבר לא תהיה גישה להגדרות האלה.
2. ניתוח התצורה של Microsoft 365
Section titled “2. ניתוח התצורה של Microsoft 365”סקרנו את ההגדרות הקיימות של הלקוח ב-Microsoft 365 כדי לזהות תצורות מיותרות ולפשט את סביבת המייל.
3. בדיקת שירותי מייל חיצוניים
Section titled “3. בדיקת שירותי מייל חיצוניים”ללקוח היו שני שירותים חיצוניים ששלחו מיילים בשם הדומיין שלו. בדקנו את תצורות ה-SPF, ה-DKIM וה-DMARC של השירותים האלה כדי לוודא תאימות ל-Defender for Office 365.
4. פישוט ניתוב המייל
Section titled “4. פישוט ניתוב המייל”למזלנו, כללי ניתוב המייל ב-Pineapp היו מינימליים, ולכן לא נדרשו שינויים משמעותיים.
5. הגדרת העדפות חוויית המשתמש
Section titled “5. הגדרת העדפות חוויית המשתמש”עבדנו עם הלקוח כדי להחליט איך לטפל בספאם ובמיילים בתפוצה רחבה (bulk). בפרויקט הזה בחרנו להעביר ספאם לבידוד (quarantine) ולשלוח מיילי bulk לתיקיית Junk Email.
בעזרת השלבים האלה הבטחנו שהלקוח מוכן במלואו למעבר.
שלב 2: הקמה (Setup)
Section titled “שלב 2: הקמה (Setup)”אחרי שהיסודות היו במקום, עברנו לשלב הבא: הגדרת Defender for Office 365.
1. יצירת קבוצות פיילוט
Section titled “1. יצירת קבוצות פיילוט”לפני שהתחלנו להשתמש ב-ORCA, יצרנו קבוצות פיילוט לבדיקת יכולות כמו Safe Attachments, Safe Links ומדיניות anti-spam. הקבוצות האלה נועדו לבדוק את השפעת המעבר על קבוצה קטנה יותר של משתמשים, לפני הפצת השינויים לכל הארגון.
2. שמירה על הכלל SCL=-1
Section titled “2. שמירה על הכלל SCL=-1”שמרנו על הכלל SCL=-1 בכללי התעבורה (transport rules) של Exchange. הכלל הזה גרם להודעות שנותבו דרך Pinapp (שירות המייל של צד שלישי) לעקוף את מסנני הספאם של Microsoft, וכך מנע התנגשויות אפשריות והבטיח זרימת מייל חלקה בזמן המעבר. זה היה חיוני כדי למנוע התראות שווא או מיילים שלא הגיעו בזמן שבדקנו את ההגדרות החדשות של Defender.
3. הרצת ORCA לניתוח בסיס
Section titled “3. הרצת ORCA לניתוח בסיס”אחרי הקמת קבוצות הפיילוט ושמירת הכלל SCL=-1, השתמשנו במודול ה-PowerShell Office 365 Recommended Configuration Analyzer (ORCA) כדי לסרוק את מדיניות Defender ולזהות פערים. ORCA סיפק המלצות מעשיות, וכך פעלנו לפי שיטות העבודה המומלצות של Microsoft ואופטימזנו את Defender for Office 365.
- הגדרת Safe Attachments ו-Safe Links, Safe Attachments: הפעלנו dynamic delivery כדי שמיילים יימסרו במהירות בזמן שהקבצים המצורפים נסרקים. החלנו הגדרות מחמירות יותר על קבוצות בסיכון גבוה, כמו מנהלים בכירים, כדי להגביר את ההגנה. Safe Links: הפעלנו אימות URL ברגע הלחיצה (time-of-click), כדי שכל הקישורים במיילים ייבדקו לבטיחות בעת הלחיצה, וההגנה תורחב גם ל-Teams ולמסמכי Office.
- Safe Links: הפעלנו אימות URL ברגע הלחיצה (time-of-click), כדי שכל הקישורים במיילים ייבדקו לבטיחות בעת הלחיצה, וההגנה תורחב גם ל-Teams ולמסמכי Office.
5. כוונון מדיניות anti-spam
Section titled “5. כוונון מדיניות anti-spam”סקרנו והעברנו את רשימות החסימה וההיתר מ-Pinapp, וכיוונו את הגדרות ה-anti-spam, כולל הפעלת מסנני Bulk Complaint Level (BCL) כדי לטפל ביעילות רבה יותר במיילים שיווקיים. זה הקטין את הסיכוי שמיילים לגיטימיים יסומנו כספאם, ועדיין הגן על הארגון מפני הודעות לא רצויות.
6. הפעלת דיווח משתמשים
Section titled “6. הפעלת דיווח משתמשים”הפעלנו את כפתור Report המובנה ב-Outlook, כך שמשתמשים יכולים לדווח על הודעות חשודות בלחיצה אחת. הודעות שמדווחות מגיעות לצוות האבטחה לבדיקה בפורטל Microsoft Defender, ומסייעות לכוון את המסננים לאורך זמן.
בעזרת הצעדים האלה התאמנו בהצלחה את Defender for Office 365 לצרכי הלקוח.
שלב 3: קליטה (Onboard)
Section titled “שלב 3: קליטה (Onboard)”השלב האחרון כלל קליטה של כל המשתמשים והשלמת המעבר ל-Defender for Office 365.
1. קליטת צוותי האבטחה
Section titled “1. קליטת צוותי האבטחה”התחלנו בהדרכת צוות האבטחה של הלקוח על הכלים של Defender for Office 365, כמו Threat Explorer ו-Attack Simulator. ההדרכה אפשרה להם לנהל איומי אבטחה ולהגיב אליהם באופן יזום ויעיל יותר, וידאה שצוות האבטחה מצויד במלואו לטפל בפעילות האבטחה השוטפת.
2. חידוד ההגנות מפני spoofing והתחזות
Section titled “2. חידוד ההגנות מפני spoofing והתחזות”על סמך משוב מהמשתמשים והמלצות של ORCA, חידדנו את ההגדרות של spoof intelligence ו-impersonation protection. הכוונון הזה אפשר לנו לאזן בין אבטחה לחוויית משתמש, למזער התראות שווא ועדיין לשמור על הגנה חזקה מפני התחזות ומיילים מזויפים.
3. פריסה הדרגתית
Section titled “3. פריסה הדרגתית”הרחבנו בהדרגה את קבוצת הפיילוט לכל הארגון, ותוך כדי כך ביצענו התאמות על סמך דיווחי משתמשים. כך טיפלנו בבעיות במהירות וחידדנו את המדיניות לשיפור היעילות לפני הפריסה המלאה.
4. השלמת המעבר
Section titled “4. השלמת המעבר”- ביטול כלל זרימת המייל SCL=-1: ביטלנו את הכלל SCL=-1, שעקף עד אז את סינון הספאם להודעות שנותבו דרך Pinapp. כך הבטחנו שכל סינון המייל מתבצע כעת במלואו על ידי Defender for Office 365, ושומרים על גישת אבטחה עקבית.
- עדכון רשומות MX: הצעד האחרון במעבר היה עדכון רשומות ה-MX כך שיצביעו ישירות ל-Microsoft 365. כך הושלם המעבר, וכל המיילים נסננים ומוגנים מעתה על ידי Microsoft Defender for Office 365.
5. יצירת connectors לשירותים חיצוניים
Section titled “5. יצירת connectors לשירותים חיצוניים”כחלק מהצעדים האחרונים במעבר, הגדרנו גם connectors לשירותים חיצוניים, כדי להבטיח זרימת מייל תקינה לשירותים חיצוניים ששולחים מיילים בשם הדומיין של הלקוח. ההגדרה הבטיחה תקשורת חלקה עם שירותי צד שלישי מהימנים, תוך שמירה על ההגנות החזקות של Defender for Office 365.
אתגרים ולקחים
Section titled “אתגרים ולקחים”המעבר הצליח, אבל לא היה נטול אתגרים:
- הגדרת מדפסות עם Pineapp: מדפסות שהוגדרו בתחילה לעבוד עם Pineapp נאלצו לעבור הגדרה מחדש לשימוש ב-Direct Send, כדי לאפשר שליחת מיילים בתוך הארגון. לשם כך נדרש ליצור connector ב-Microsoft 365, כדי שההתקנים יוכלו לשלוח מיילים ישירות לתיבות הדואר ב-Microsoft 365 בלי להסתמך על שרתי SMTP חיצוניים. בעזרת ה-connector ניתבנו מיילים באופן מאובטח מהמדפסות למערכת המייל הפנימית של הארגון.
- הבדלי התאמה אישית: חלק מההגדרות ב-Pineapp לא התרגמו ישירות ל-Defender for Office 365, ונדרשו פתרונות יצירתיים.
- הדרכת משתמשים: המשתמשים היו צריכים הנחיה כיצד לטפל במיילים שנמצאים בבידוד ואיך להשתמש בכלי הדיווח.
- התראות שווא: בהתחלה היו יותר התראות שווא מהצפוי, אבל הן ירדו משמעותית אחרי כוונון המדיניות.
מעבר משירות הגנת מייל של צד שלישי כמו Pineapp ל-Microsoft Defender for Office 365 מציע יתרונות רבים, כולל ניהול פשוט יותר, עלויות נמוכות יותר ואבטחה משופרת. אם תפעלו לפי הגישה בת שלושת השלבים שתוארה כאן ותשתמשו בכלים כמו ORCA, תוכלו להבטיח מעבר חלק לארגון שלכם.
עבור הלקוח שלי, המעבר לא רק פתר את האתגרים המיידיים שלו, אלא גם הניח בסיס לסביבת מייל מאובטחת ויעילה יותר. בין אם אתם מתמודדים עם בעיות דומות ובין אם אתם רוצים רק לייעל את התפעול, Defender for Office 365 הוא פתרון עוצמתי שכדאי לשקול.
מוכנים לעבור, או יש לכם שאלות על התהליך? בואו נדבר על איך Microsoft Defender for Office 365 יכול לעבוד עבור הארגון שלכם.